公共圖書館政府采購面臨的困境與解決路徑

【實務(wù)探討】

公共圖書館政府采購面臨的困境與解決路徑

■ 弭希苒

政府設(shè)立的公共圖書館作為公共文化服務(wù)的重要陣地，其政府采購活動的規(guī)范與否直接關(guān)系到全民閱讀的推廣效果和公共文化服務(wù)水平的提升。特別是在圖書采購及推動全民閱讀相關(guān)服務(wù)的采購方面，面臨著預(yù)算制定、采購方式選擇、成本控制、企業(yè)負(fù)擔(dān)等諸多問題，筆者將從這幾個方面探討如何解決和優(yōu)化。

公共圖書館在政府采購活動中的困境

——與群眾需求存在差距，采購與服務(wù)對象需求脫節(jié)。一是在需求調(diào)研方面不夠深入、全面。一些冷門圖書長期無人問津，而熱門圖書卻供應(yīng)不足，無法滿足讀者的借閱需求。二是需求動態(tài)變化掌握不及時。讀者的興趣和閱讀偏好會隨著社會文化的發(fā)展和時間的推移不斷變化，但在采購過程中未能及時掌握這些動態(tài)變化，導(dǎo)致館藏資源的更新和補充滯后于讀者需求。三是需求反饋機制不完善，缺乏有效的讀者需求反饋渠道，讀者難以將自己對圖書的需求和意見及時反饋給圖書館，圖書館也難以根據(jù)讀者反饋及時調(diào)整采購策略，從而造成采購的圖書與讀者的期望存在差距。

——采購周期與方式不匹配，導(dǎo)致服務(wù)對象獲得感不強。采購周期冗長，從采購預(yù)算編制、需求編制、意向公開、招標(biāo)文件及公告發(fā)布、評標(biāo)、合同簽訂到最終用戶體驗，整個周期較長，影響群眾對書籍及相關(guān)文化推廣活動的迫切需要。采購方式靈活性不足，公開招標(biāo)、競爭性磋商等常用的傳統(tǒng)采購方式對于小額圖書采購、特殊需求圖書以及相關(guān)閱讀推廣服務(wù)的采購，顯得過于繁瑣，缺乏靈活性，不能及時適應(yīng)市場變化和讀者需求。

——采購成本與投入較高，經(jīng)濟效益和社會效益不夠理想。一是采購流程較為繁瑣。從供應(yīng)商的角度來看，參與公共圖書館的政府采購需要準(zhǔn)備大量的投標(biāo)文件，辦理各種手續(xù)，整個流程較為復(fù)雜，增加了供應(yīng)商的時間和人力成本，影響了其參與體驗感。二是多種費用增加企業(yè)負(fù)擔(dān)。從《山東省政府集中采購目錄及標(biāo)準(zhǔn)（2025年版）》（以下簡稱《集中采購目錄》可以看出，圖書采購及全民閱讀推廣等相關(guān)服務(wù)不屬于集中采購目錄項目，上述項目則根據(jù)具體條件由采購人自行采購或委托社會代理機構(gòu)負(fù)責(zé)采購，如果采用非電子采購方式，企業(yè)可能需要付出標(biāo)書工本費、標(biāo)書制作費、中標(biāo)服務(wù)費、差旅費等一系列費用，增加了企業(yè)投標(biāo)成本，加重了企業(yè)負(fù)擔(dān)，特別是預(yù)算金額較小的項目，其經(jīng)濟效益和社會效益將大打折扣。

公共圖書館在政府采購活動中的優(yōu)化路徑

《中華人民共和國公共圖書館法》明確要求“公共圖書館應(yīng)當(dāng)堅持以人民為中心”，因此，公共圖書館應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞服務(wù)對象的現(xiàn)實需要，嚴(yán)格按照中央深改委關(guān)于深化政府采購制度改革的相關(guān)要求，充分發(fā)揮采購人的主體作用，壓實采購人的主體責(zé)任，確保公共圖書館的公共文化產(chǎn)品及服務(wù)采購物有所值，推動公共圖書館事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

——深挖需求源頭，精準(zhǔn)“探需求”。采購需求在政府采購活動中具有舉足輕重的地位，直接決定了后續(xù)采購活動是否順利及有效?！墩少徯枨蠊芾磙k法》明確指出“采購人對采購需求管理負(fù)有主體責(zé)任”，同時指出“采購人可以在確定采購需求前，通過咨詢、論證、問卷調(diào)查等方式開展需求調(diào)查”。筆者認(rèn)為，公共圖書館在開展采購活動時，可以從以下幾方面著力。一是加強服務(wù)對象需求調(diào)研。通過問卷調(diào)查、讀者座談會、數(shù)據(jù)分析等多種方式，深入了解閱讀興趣、需求偏好以及對館藏資源的評價和建議，為采購提供科學(xué)依據(jù)。比如通過借閱信息系統(tǒng)建立全生命周期采購鏈條，實時統(tǒng)計各類圖書、期刊的借閱情況，為下次采購提供參考。二是建立需求動態(tài)監(jiān)測機制。關(guān)注社會文化動態(tài)和閱讀趨勢變化，及時調(diào)整采購的方向和重點，確保館藏資源能夠跟上時代的步伐，滿足服務(wù)對象不斷變化的需求。三是完善需求反饋渠道。設(shè)立專門的讀者反饋平臺或郵箱，鼓勵讀者參與館藏資源建設(shè)，對讀者提出的需求和意見及時進(jìn)行回復(fù)和處理，并將反饋結(jié)果應(yīng)用于圖書采購決策中，形成良性互動。

——巧選采購路徑，精準(zhǔn)“擇良方”。一是優(yōu)化采購流程，簡化采購流程環(huán)節(jié)。對于政府集中采購目錄以外且未達(dá)到分散采購限額標(biāo)準(zhǔn)的采購項目，公共圖書館可按照預(yù)算管理規(guī)定、單位內(nèi)控制度等在保證采購質(zhì)量的前提下自行組織采購。

二是合理確定采購方式，提升采購效率。從政府采購信息公開平臺可以看到，公共圖書館在采購圖書及相關(guān)閱讀推廣服務(wù)活動時，多選擇公開招標(biāo)、競爭性磋商的方式。對于公共圖書館圖書采購等金額較大且需求明確的項目，公開招標(biāo)無疑是合適的選擇，以充分競爭降低采購成本、保證采購質(zhì)量；對于一些需求相對復(fù)雜、金額較小、不能確定具體要求的全民閱讀推廣服務(wù)項目，可適當(dāng)采用競爭性磋商采購方式，通過集中與單一供應(yīng)商分別進(jìn)行磋商，根據(jù)磋商情況變動采購需求中的技術(shù)、服務(wù)要求等內(nèi)容，由響應(yīng)供應(yīng)商按照調(diào)整后的磋商文件進(jìn)行最終報價，更利于該類項目采購到優(yōu)質(zhì)優(yōu)價的服務(wù)；對于服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一又需要進(jìn)行多頻次、小額度重復(fù)采購的項目，比如面向讀者的公開課、講座、朗誦比賽等閱讀推廣活動，建議采用框架協(xié)議采購方式，通過第一階段征集，第二階段直接在入圍供應(yīng)商范圍內(nèi)選定供應(yīng)商并簽訂采購合同，這將極大地降低采購成本，提高采購效率。

——借勢電子“橋梁”，精準(zhǔn)“搭好橋”。隨著政府采購活動向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)變，不管是集中采購機構(gòu)還是社會代理機構(gòu)以及其他社會組織都開發(fā)建設(shè)了電子化平臺，公共圖書館可以根據(jù)項目特點進(jìn)行使用。以山東省為例，山東省財政廳規(guī)定“對于招標(biāo)采購項目，原則上要通過集中采購機構(gòu)的電子交易系統(tǒng)實施”，山東省集中采購機構(gòu)建設(shè)了“齊魯云采”交易系統(tǒng)，該系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了“不見面”開標(biāo)評標(biāo)，而且還實現(xiàn)了交易全流程的文件結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，改變了傳統(tǒng)的非結(jié)構(gòu)化的“大文本”格式招標(biāo)投標(biāo)文件，實現(xiàn)數(shù)據(jù)分類歸集。同時，該交易系統(tǒng)與山東省政府采購信息公開平臺無縫對接、閉環(huán)運行，山東省級采購人在信息公開平臺完成項目立項和分包后，通過接口自動將項目立項信息、分包信息、項目建議書同步到交易系統(tǒng)中，采購人可以在交易系統(tǒng)上完成項目需求編制。另外，還可以通過查看歷史數(shù)據(jù)查看類似項目已完成的項目需求、技術(shù)方案模板和評審模板，為采購人編制需求文件提供幫助。系統(tǒng)還提供了專家信息獲取、采購檔案自動歸檔等功能，為日后的交易數(shù)據(jù)分析應(yīng)用、電子交易系統(tǒng)新功能拓展，以及交易行為的監(jiān)管打下堅實數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

通過電子化交易方式，供應(yīng)商不需要提供紙質(zhì)投標(biāo)文件，異地投標(biāo)也免去了舟車勞頓，全國的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商均可以參與公共文化服務(wù)的相關(guān)采購項目，更利于整合資源充分競爭。同時，山東省還規(guī)定采用電子化交易方式的不得收取采購文件費用，供應(yīng)商可以不再考慮工本費、標(biāo)書制作費、差旅費等投標(biāo)費用支出，可以將更多資金和精力投入到具體項目的方案設(shè)計中去。鑒于電子交易方式的獨特優(yōu)勢，公共圖書館在進(jìn)行政府采購時建議選擇電子交易方式，在提高采購質(zhì)量和效率的同時，也可以有效降低制度性交易成本，助力營商環(huán)境持續(xù)改善。

——激活政策“引擎”，精準(zhǔn)“促發(fā)展”。公共圖書館在政府采購中應(yīng)嚴(yán)格落實節(jié)約資源、保護(hù)環(huán)境、促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展等政策功能。一是積極落實國家關(guān)于支持中小企業(yè)發(fā)展的政策要求，在采購文件中明確對中小企業(yè)的評審優(yōu)惠幅度、預(yù)留采購份額等內(nèi)容，為中小企業(yè)創(chuàng)造更多的中標(biāo)機會，促進(jìn)中小企業(yè)的發(fā)展壯大。山東省規(guī)定，超過200萬元的貨物、服務(wù)采購項目和超過400萬元的工程采購項目中適宜由中小企業(yè)提供的，應(yīng)當(dāng)預(yù)留該部分采購項目預(yù)算總額的45%以上面向中小企業(yè)采購，其中預(yù)留給小微企業(yè)的比例不低于70%。從山東政府采購網(wǎng)可以看到，山東省圖書館在尼山書院紅色經(jīng)典公開課服務(wù)項目、尼山書院系列傳統(tǒng)文化活動服務(wù)項目等多個項目明確專門面向中小企業(yè)采購；對于其他非面向中小企業(yè)采購的項目，也明確了針對小微企業(yè)在評審時給予10%—20%的價格扣除。二是執(zhí)行節(jié)能環(huán)保政策，加強綠色采購。優(yōu)先采購節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品，在圖書等相關(guān)產(chǎn)品采購中，積極貫徹落實環(huán)保、節(jié)能產(chǎn)品優(yōu)先采購或強制采購政策，助力綠色經(jīng)濟發(fā)展和“雙碳”目標(biāo)實現(xiàn)；在閱讀推廣活動的策劃和實施中，注重節(jié)能減排，減少對環(huán)境的影響，發(fā)揮公共圖書館在節(jié)能環(huán)保方面的示范引領(lǐng)作用。

——善用交易平臺，精準(zhǔn)“促交易”。中央全面深化改革委員會審議通過的《關(guān)于深化公共資源交易平臺整合共享的指導(dǎo)意見》要求“應(yīng)進(jìn)必進(jìn)”，各地均對此出臺相應(yīng)政策，比如山東省發(fā)展和改革委印發(fā)《山東省公共資源交易目錄（2024年版）》（以下簡稱《目錄》），明確提出：“凡列入《目錄》的公共資源交易項目，應(yīng)全部進(jìn)入各級公共資源交易平臺交易，鼓勵交易主體自主選擇公共資源交易平臺。鼓勵《目錄》外項目進(jìn)入公共資源交易平臺交易?！绷腥朐摗赌夸洝返恼少忢椖坑袃深悾活愂恰都胁少從夸洝穬?nèi)的政府采購項目，另一類是《集中采購目錄》外且采用公開招標(biāo)采購方式的政府采購項目，以上兩類是必須要進(jìn)入相應(yīng)公共資源交易平臺進(jìn)行交易的項目。為了推進(jìn)該項工作，2023年，山東省財政廳發(fā)布通知，要求“省直預(yù)算單位自10月30日起，對通過公開招標(biāo)方式組織的政府采購項目，原則上進(jìn)入省政府采購中心場地通過電子交易系統(tǒng)組織政府采購活動”。由此可見，公共圖書館作為政府采購主體，在開展《目錄》內(nèi)品目政府采購活動時，應(yīng)該進(jìn)入各級公共資源交易平臺進(jìn)行交易，《目錄》以外的項目，在條件允許的情況下也可以進(jìn)入相應(yīng)平臺交易。通過進(jìn)入平臺交易，所有交易環(huán)節(jié)都在平臺上進(jìn)行，使得交易過程更加透明，供應(yīng)商更容易獲取采購信息，各級監(jiān)管機構(gòu)也可以行使行之有效的監(jiān)督，使公共圖書館政府采購能夠更加公正更有效益。

公共圖書館作為政府采購的重要采購人，不僅要滿足自身的館藏資源建設(shè)需求，更要服務(wù)于全民閱讀等公共文化服務(wù)大局，在進(jìn)行圖書和推動全民閱讀相關(guān)活動的采購過程中，必須充分發(fā)揮主體地位，全面落實主體責(zé)任，統(tǒng)籌各個方面進(jìn)行綜合考量和優(yōu)化，確保采購活動的規(guī)范、高效、透明，提高采購質(zhì)量和資金使用效益，為公共圖書館事業(yè)的發(fā)展和全民閱讀的推廣提供有力保障。

（作者單位：山東省圖書館）

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