學校文印管理如何走低碳高效路

本報記者 陳昂

在信息時代，教育機構(gòu)改革不斷深化，教研手段也在不斷提高，包括校務辦公、教學資源管理、教學綜合信息分析與交流等在內(nèi)的業(yè)務量不斷增加，學校建設一套低碳且高效的辦公解決方案已成當務之急。

日前，全球領先的數(shù)字辦公解決方案提供商理光（中國）投資有限公司在得到教育部的鼎力支持下，聯(lián)合舉辦了一場綠色校園辦公研討會，分享了綠色辦公解決方案，以及針對高校環(huán)境所推行的綜合辦公解決方案和產(chǎn)品，旨在幫助高校在推行綠色低碳辦公環(huán)境時，提高工作效率、節(jié)省成本、提升管理的科學性和實效性。

在討論會上，北京第二外國語學院圖書館技術(shù)部主任朱海濤通過介紹自助式文印系統(tǒng)平臺展示了學院在綠色辦公解決方案的經(jīng)驗。

他說：“自助式文印系統(tǒng)平臺是時近在高校圖書館逐漸流行的一種自助式服務系統(tǒng)，構(gòu)建在學?，F(xiàn)有的校園一卡通網(wǎng)絡平臺上，利用數(shù)字復印機的功能，使用一卡通卡自助刷卡復印、打印、掃描，并且可以根據(jù)復印打印的紙張類型、數(shù)量和收費標準自動從卡中扣費，真正實現(xiàn)無人化管理。”

朱海濤向參會人員詳細介紹說：“自助打印系統(tǒng)需要在電腦終端上安裝打印驅(qū)動程序，在確定提交打印文檔時，會彈出用戶名和密碼窗口，用戶輸入一卡通賬戶和密碼，驗證通過后作業(yè)文檔被存在復印系統(tǒng)服務器上，當用戶到任一打印點刷卡確認后，打印作業(yè)被提交給復印機打印和結(jié)算，記錄信息存入服務器內(nèi)，以提供檢索和統(tǒng)計需要。而自助掃描系統(tǒng)類同于自助復印系統(tǒng)，刷卡認證后利用復印機的掃描模塊可把掃描文檔存入用戶的網(wǎng)絡硬盤中。其中的網(wǎng)絡硬盤是校園一卡通系統(tǒng)為用戶自動分配的網(wǎng)絡存儲空間，校園用戶通過FTP登錄方式下載掃描文檔。”

對于復印機的工作原理，他介紹說：“復印機控制器將復印機設置為不可用狀態(tài)，用戶在刷卡機上刷卡，經(jīng)控制終端與一卡通服務器驗證通過后，復印機被改為工作狀態(tài)，用戶可以按照正常模式操作復印機，復印結(jié)束再刷卡或復印機閑置超過設置時長，將中止復印，由控制終端結(jié)算，提交復印系統(tǒng)服務器記錄存檔，復印機恢復為不可用狀態(tài)。如果用戶不刷卡結(jié)算而直接取走打印文稿，該用戶的欠費紀錄將被存在一卡通服務器上，下一次在任何地點刷卡使用時，一卡通服務器會自動進行結(jié)算，扣除所欠費用。”

朱海濤表示，自助式文印系統(tǒng)平臺能極大方便讀者復印文獻資料，幫助學生利用網(wǎng)絡中的任意電腦終端打印文檔，并可就近刷卡取得打印稿，還可將圖書文獻掃描成數(shù)字文檔，自動儲存在為一卡通用戶分配的網(wǎng)絡儲存空間中，在網(wǎng)絡的另一端進行下載。

北京第二外國語學院圖書館的自助式文印系統(tǒng)平臺是低碳高效辦公的解決方案范例。

據(jù)悉，一份調(diào)查顯示，在數(shù)碼印刷機用戶構(gòu)成中，最大的用戶群是學校，占41％，其次是政府，占30％。其他用戶還有企業(yè)、醫(yī)院、商業(yè)等。

與會人員談到，在教育信息化的背景下，學校留存的很多教育資源以紙質(zhì)文檔留存，希望再利用卻很難電子化，通過手工錄入已有教育資源的內(nèi)容，費時費力。對于一些教育期刊，雜志管理困難，隨著閱覽次數(shù)增多，紙質(zhì)的雜志越來越破舊，造成資源流失。教育行業(yè)報紙，雜志，期刊等文檔上往往有些精彩的內(nèi)容，想要放到學校的網(wǎng)站上，而手工錄入費時費力，準確率也不高。

“現(xiàn)在有了理光OCR文字識別解決方案，可以輕松地解決這些問題，只需通過理光的MFP掃描，就可以輕松地將紙質(zhì)文檔，按照原來的格式轉(zhuǎn)換成WORD、EXCEL，并可搜索PDF等。”理光（中國）有限公司銷售部副總經(jīng)理宮琦向與會人員展示了學校如何進行成本控制與打造綠色環(huán)境的全新高效辦公模式。

據(jù)宮琦介紹，針對教育行業(yè)的文檔輸出處理量大且繁瑣的特點，理光將為高校度身打造一套靈活的辦公解決方案。如理光的MTR文字識別解決方案可將紙質(zhì)文檔掃描導出多種文檔格式并保持文檔的原始版式，從而方便用戶管理和編輯文檔。

GlobalScan整體掃描解決方案可與理光多功能復合機配合使用，根據(jù)業(yè)務需求方便定制界面，從而減少繁瑣的掃描操作，并方便快捷地將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)為電子文檔傳輸和存儲，工作效率可提升80%。

此外，通過導入IC卡實名打印，可大大減少不必要的打印輸出浪費，做到優(yōu)化辦公環(huán)境的同時提高工作效率，節(jié)省成本，給地球多帶來一份綠色。

與會人員一致認為，希望高校構(gòu)建智能化、綠色低碳的辦公環(huán)境，將環(huán)境意識和行動貫穿于學校的管理、教育、教學、科研建設中，做到提高工作效率、節(jié)省成本、提升管理的科學性與實效性，開創(chuàng)綠色校園辦公新時代。