“精兵強將”筑夢政府采購事業(yè)

壯麗70年·奮斗新時代政采代理機構(gòu)正能量

【編者按】

一晃五年，政府采購代理機構(gòu)資格認定行政審批的取消確實給整個市場帶來了新的發(fā)展動能，代理機構(gòu)數(shù)量的井噴式增長“如期而至”，“鯰魚入池”也有效激發(fā)了市場競爭活力，政府采購代理行業(yè)迎來了又一波發(fā)展高潮。但與此同時，一些市場亂象也悄然而至，如“一人公司”“皮包公司”“夫妻店”頻現(xiàn)，行業(yè)的專業(yè)水準被“稀釋”，惡性競爭加劇等等。此時，樹立正向的職業(yè)信仰，傳播行業(yè)正能量，確立“褒揚誠信、懲戒失信”的導(dǎo)向勢在必行。為此，我報特選取了一些執(zhí)業(yè)較為規(guī)范的代理機構(gòu)進行報道，以期引導(dǎo)政府采購代理市場健康發(fā)展。

“精兵強將”筑夢政府采購事業(yè)

——中國機械進出口（集團）有限公司招標采購事業(yè)部的“十二時辰”

■本報記者昝妍

2014年取消代理機構(gòu)資格認定行政審批后，幾乎“零門檻”的備案機制使政府采購社會代理機構(gòu)數(shù)量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長態(tài)勢,這其中難免魚龍混雜,亂象頻出。但經(jīng)過多年來市場的大浪淘沙，一些已被洶涌的波濤吞沒，一些卻乘風(fēng)破浪，堅定地行駛在健康發(fā)展的政府采購代理市場航程上。

在北京市的阜成門附近，有一支“老牌”政府采購代理團隊，自2004年團隊建成以來，獲獎無數(shù)，在采購人中留下了一片“好口碑”。面對近年來政府采購代理機構(gòu)數(shù)量爆發(fā)式增長，市場“僧多粥少”的局面，他們逆勢突圍，向陽而生，經(jīng)營規(guī)模非但沒有下降，還逐年大幅增長，30多人的團隊撐起了每年近百億元的采購額，拿下了中央單位采購代理市場相當可觀的份額。并且，只要查詢近年來財政部門公布的政府采購代理機構(gòu)監(jiān)督檢查公告就能發(fā)現(xiàn)，該團隊是少數(shù)幾家執(zhí)業(yè)較為規(guī)范，未受處理處罰的代理機構(gòu)。這一切成績的背后，是該團隊對標準化、規(guī)范化、專業(yè)化職業(yè)理念的堅守。

以標準化奠定扎實根基

早上八點，記者開始了在中國機械進出口（集團）有限公司招標采購事業(yè)部（以下簡稱“采購部”）一天的蹲點采訪，希望搞清這樣一個政府采購社會代理行業(yè)頭部團隊是怎樣煉成的。跟著一手提著筆記本電腦，一手拿著“工具箱”的采購部項目經(jīng)辦人小張，記者來到公司的第一開標室。他打開門，撥電閘、啟動投影儀、打開幕布、打印機、電腦開機、從“工具箱”拿出剪刀和紙張，從公文夾取出投標保證金發(fā)票和收據(jù)……

八點半。記者看到，投標人陸續(xù)簽到，小張和助手小蔡開始檢查投標文件的密封、標記。

九點。投標止，開標起。公證處人員檢查投標文件的密封和標記。該項目投標人在三家以上，公證處人員依照投標順序開啟投標一覽表。小蔡宣讀投標人名稱、投標價格、折扣聲明，并出示投標保函。小張將唱標內(nèi)容錄入電腦中“開標一覽表”上并通過投影儀顯示在幕布上。

十點。唱標結(jié)束。投標人就有關(guān)開標問題開始提問。

十點十分。小蔡與投標人核對開標一覽表并簽字。

十點半。公證員宣讀公證詞。小張宣布開標結(jié)束后整理好相關(guān)材料離開第一開標室將相關(guān)文件存檔。

整個開標程序有條不紊。

“每個項目都按照這樣的流程進行嗎？”“是的。我們公司有一個政府采購招標代理的質(zhì)量體系，該質(zhì)量體系通過了ISO9001質(zhì)量管理體系認證?！毙埜嬖V記者，該體系將政府采購業(yè)務(wù)“規(guī)范率”“執(zhí)行率”和“滿意率”細化落實到部門年度質(zhì)量目標之中，要求各項目組嚴格執(zhí)行質(zhì)量管理體系文件。除了記者上述看到的開標過程，招標、招標文件編制、評標記編寫評標報告等所有政府采購流程均被納入該質(zhì)量體系。

“除了ISO9001，我們還有ISO14001?！毙堈f的ISO14001，是一個環(huán)境管理體系，該公司通過每年更新環(huán)境法規(guī)庫和展開合規(guī)性評價，供內(nèi)部員工查閱公司有關(guān)環(huán)境政策、方針和業(yè)績內(nèi)容；通過合同評審，進行環(huán)境風(fēng)險控制；通過環(huán)境管理體系的日常檢查、內(nèi)外部審核、管理評審及季度與年度考核機制，加強監(jiān)督，對存在的不足通過履行糾正和預(yù)防措施不斷加以完善，以持續(xù)改進環(huán)境績效。另外，采購部團隊每年還邀請SGS第三方認證機構(gòu)（SGS是國際公認的檢驗、鑒定、測試和認證機構(gòu)）對上述兩大標準體系進行外審，并給出完善方案。

“兩大管理體系是團隊成長發(fā)展的‘根基’?！痹诓少彶靠偨?jīng)理姜文那里，記者看到了這兩份管理體系的文本，她告訴記者，通過ISO9001質(zhì)量管理體系，采購部不斷加強內(nèi)部制度及標準化建設(shè)、提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，項目業(yè)務(wù)員游刃有余地以標準化的流程為采購人服務(wù)。“如果說ISO9001質(zhì)量體系是代理機構(gòu)對采購人的一份‘承諾’，那么作為政府采購的執(zhí)行方，我們還需要對政府、社會和眾多相關(guān)方負責(zé)?！苯谋硎?，通過ISO14001環(huán)境管理體系，團隊成員的環(huán)保意識不斷加強，在發(fā)展業(yè)務(wù)的同時會顧及任何操作是否會對環(huán)境造成一定的影響。

以規(guī)范化守牢職業(yè)底線

“打鐵必須自身硬”，質(zhì)量、環(huán)境體系為采購部團隊的招標采購工作奠定了良好的基石。但是在標準化之外，秉持“合法與合規(guī)”的雙核心宗旨，看清法律法規(guī)的“紅線”，守牢職業(yè)底線更是一個團隊行穩(wěn)致遠的“訣竅”。

十一點。記者走進采購部項目經(jīng)理老邵的辦公室。辦公桌上整齊擺放著《中華人民共和國政府采購法》《中國政府采購報》等書籍和專業(yè)報紙。《中華人民共和國政府采購法實施條例》翻扣在32頁。據(jù)其他同事介紹，老邵一有空就閱讀政府采購的法律書籍，每周必看財政部網(wǎng)站關(guān)于政府采購的咨詢與反饋欄目，以及《中國政府采購報》的政策報道與案例看臺?，F(xiàn)在很多采購人都稱他為政府采購行走的“活字典”“政策通”。

能成為“活字典”可不是一蹴而就的事兒。老邵認為這與公司的培養(yǎng)大有關(guān)系。他介紹，分管采購部的副總史紅雨同時兼公司的總法律顧問，所以對團隊工作是否合法合規(guī)尤其重視，牢牢拉緊了團隊成員規(guī)范化的“警戒線”。她經(jīng)常告誡大家，政府采購代理機構(gòu)工作合法是基礎(chǔ)，法律紅線不能碰；合規(guī)是從業(yè)操守，違反職業(yè)道德的底線不能越。要想在招標代理的市場走得長遠，就要每一步走得踏實，不為蠅頭小利所誘,不為人情世故所困。而要做到合法合規(guī)，看清法律法規(guī)的“紅線”是最基本的要求，因此，團隊每一位成員的“職業(yè)生涯”都是從知法、懂法、用法三階段的法律培訓(xùn)起步的。知法階段，團隊經(jīng)常會聘請政府采購業(yè)內(nèi)專家或公司內(nèi)部的律師為采購人培訓(xùn)講課，同時要求所有團隊成員必須參加。尤其是新晉員工，入職兩個月內(nèi)必須熟讀法律法規(guī)后進行考核。知法階段之后是懂法階段，就是學(xué)習(xí)、領(lǐng)會相關(guān)法律的內(nèi)容和實質(zhì)，融匯貫通，學(xué)以致用。這個階段，團隊采用“傳幫帶”形式鍛煉新人，比如某項目開評標，項目經(jīng)辦人會帶著新成員一起準備開評標的工作、之后會“放手”讓新員工獨立完成，再由其審核指出問題。經(jīng)過一段時間的鍛煉，項目經(jīng)辦人會帶著“新兵”嘗試一起編制一些比較簡單項目招標文件的編制，逐步加深新員工對法律法規(guī)的理解。第三階段是用法，將理論與實踐相結(jié)合。比如，將部門成員做過的和正在做的項目為案例，由專家、律師做“用法”的講解、示范，發(fā)動團隊的每一位成員充分討論其中“用法”的利弊得失，通過上述演繹分析大家親身經(jīng)歷的事情，使團隊的每一位成員對法識得清、記得牢，運用起來也更加得心應(yīng)手、有的放矢。

十一點半。到了飯點時間，記者決定跟著老邵一起到樓下餐廳一邊用餐，一邊“打聽”一些關(guān)于政府采購招投標的“內(nèi)幕”。

“達不成采購人的心愿可能‘丟單’，全部滿足采購人的要求又可能會違法違規(guī)，面臨處理或處罰。在專業(yè)化與市場化之間，代理機構(gòu)更在意的是‘不丟單’吧？”記者話音未落，老邵急了，滿臉通紅說道：“怎么可能！本身就是要合理合法地實現(xiàn)采購人的購買意向的同時為其爭取到更優(yōu)惠的價格、更好的購買條件。代理機構(gòu)與采購人的意圖是并行不悖的。在某些時候，由于采購人對政府采購的有關(guān)法律法規(guī)不了解而產(chǎn)生某種誤解，這需要代理機構(gòu)依據(jù)政府采購的法規(guī)向采購人去解釋和說明，特別要告知采購人不要逾越法律規(guī)定范圍，通過解釋和說明，絕大多數(shù)采購人都會將自身行為限定在法律范圍之內(nèi)，若規(guī)勸后采購人仍以身試法，代理機構(gòu)應(yīng)堅決停止后續(xù)的操作。”老邵說，三年前，他們曾接過外地某醫(yī)院的一個采購項目，當?shù)氐闹鞴茴I(lǐng)導(dǎo)曾提出過超越法律范圍的要求，項目經(jīng)理耐心、反復(fù)地進行了解釋和說明，但是采購人仍一意孤行，最后他們明確出函放棄了這個項目采購代理權(quán)。

為了“代理費”做違法的事兒？老邵嚴肅地表示，這真的不存在。

“聽說不少評審專家挺難‘對付’的，遇上‘專家不?！畯娦性黾釉u標費’‘無理取鬧’的情況怎么能依法依歸地解決問題？”“中國人比較重‘關(guān)系’、講‘人情’，如果有個別投標人找關(guān)系、軟磨硬泡想提前獲取采購代理機構(gòu)編制的‘標底’信息或者中標價意見表怎么辦？”

面對記者“狂轟亂炸”般的提問，老邵一邊苦笑一邊搖頭。

“有的要在評標現(xiàn)場抖空竹放松身體”“還有帶著蟈蟈兒來的”“有的把我們項目經(jīng)辦人叫到衛(wèi)生間談‘加錢’?！泵鎸@些“奇葩”專家，老邵表示只能“見招拆招”。對于履教不聽者依有關(guān)規(guī)定勸其退場，嚴重違規(guī)者代理機構(gòu)將其行為反映給有關(guān)主管機構(gòu)做進一步處理。至于與投標供應(yīng)商的關(guān)系，老邵告訴記者，鑒于公司嚴格的管理措施和領(lǐng)導(dǎo)對規(guī)范化的重視，以及現(xiàn)在完善的法規(guī)體系、信息公示制度和各種監(jiān)督手段，至今沒有出現(xiàn)過提前泄露標底、中標意見、專家名單等問題。

午餐后，老邵下午要去組織一場評標工作。記者參觀了一圈之后來到采購部第一部門負責(zé)人辦公室。

以專業(yè)化精煉服務(wù)品質(zhì)

“采購代理作為一個服務(wù)行業(yè)，服務(wù)的專業(yè)化是打開工作的一扇大門，同時也是采購人對代理機構(gòu)認可程度的一個重要的評價指標。如何讓采購人覺得‘稱心如意’‘物有所值’？就是要把實現(xiàn)成本效益作為所有采購項目的重要目標，充分利用資金，實現(xiàn)效益最大化。因此我們在合法合理的條件下盡量滿足采購需求又達到預(yù)算約束，在編制采購文件時會進行合理地分包、控制項目周期、確定后期維護等?！笔妩c。剛剛處理完某項目的質(zhì)疑答復(fù)回到辦公室的采購部部門負責(zé)人李姐端起桌上的一杯水，一飲而盡，隨即就談起了記者關(guān)心的代理機構(gòu)“專業(yè)化之道”。

李姐是采購部的“元老”，從事政府采購招標代理工作已有12個年頭。目前，她所在的部門主要從事貨物、服務(wù)類政府采購項目，項目涉及國務(wù)院下屬的各部和各委員會單位20多個，其中“醫(yī)療器械類采購項目”更是行業(yè)翹楚。她介紹，為了幫采購人采購到性能價格比高的產(chǎn)品或服務(wù)，他們總結(jié)了“四招”。

“第一招”是注重為采購人提供有價值的參考資料。團隊在日常業(yè)務(wù)中常年注重積累每個項目的結(jié)果，對每一種產(chǎn)品都有詳細的信息統(tǒng)計，如設(shè)備品牌、型號、金額等，這樣在承接項目后，能為采購人提供同類產(chǎn)品的成交信息。

“第二招”是注重為采購人提供合適的咨詢專家。由于采購人大都不是所購產(chǎn)品的專家，因此除了希望了解之前的同類產(chǎn)品采購信息外，也希望在該領(lǐng)域有實際采購、使用、管理經(jīng)驗的專家提供咨詢意見。為此，項目業(yè)務(wù)員在日常工作中加強對各類專家的深入了解，包括其平時工作的專業(yè)領(lǐng)域，擅長的具體專業(yè)、以往經(jīng)歷的項目經(jīng)驗等，同時也加強了公司專家?guī)斓慕ㄔO(shè)和更新，這樣可以在采購人需要時，為其提供專業(yè)和經(jīng)驗豐富的專家咨詢，幫助采購人最終確定技術(shù)方案和采購文件。

“第三招”是派遣能勝任的項目團隊。他們派遣的項目經(jīng)理均是服務(wù)于某一領(lǐng)域5年以上的政采“老將”，了解以往多個類似項目采購過程中遇到的問題，能在制定采購計劃、編寫采購文件初期就盡量避免類似問題，協(xié)助制定應(yīng)急預(yù)案。

“第四招”是參與項目采購的全過程。對于很多項目，特別是重大項目，項目經(jīng)辦人不僅僅只是參與招標階段的工作，而是從編制預(yù)算開始，就參與了采購人的立項準備、技術(shù)調(diào)研、商務(wù)調(diào)研、預(yù)算編制、采購計劃、采購類型劃分、各分包的整體銜接、合同條款編制、簽約、履約等各階段的工作。因此項目團隊不僅了解這些項目的政府采購程序，也了解項目技術(shù)特點、時間節(jié)點、市場狀況。

基于這“四招”，團隊能在編寫采購文件時，協(xié)助采購人按照保證供應(yīng)商數(shù)量、保證質(zhì)量、保證進度、鼓勵競爭、具有可操作性等原則進行合理分包。同時根據(jù)項目進度要求、付款要求、各子項目的銜接、采購人應(yīng)具備的條件等，編寫項目各節(jié)點的時間、交貨期、交貨地點及其他商務(wù)條款。由于維保是各制造商獲取利潤的重要手段，增大了采購人后期運營的費用。因此在制定后期維護服務(wù)水平時，他們特別注重協(xié)助采購人根據(jù)現(xiàn)有的維保費用水平，制定完善的通用維保條款，作為各供應(yīng)商均需遵守的基礎(chǔ)要求，并根據(jù)各包的實際情況制定鼓勵加分項，以便最大程度在采購階段獲得維保優(yōu)惠，減少后期的運營負擔。

“無論任何采購項目，無論金額大小，我們都會統(tǒng)一要求交給采購人一本備案材料報告。報告中詳細記錄了從委托代理協(xié)議開始，到項目執(zhí)行完畢的全過程，很多采購人用這個報告替代本單位的項目總結(jié)材料直接存檔?！崩罱惴浅Ｗ院赖卣f，這項服務(wù)已經(jīng)成為業(yè)內(nèi)的“爆款”產(chǎn)品，得到了采購人的積極反饋，這也在醫(yī)療類等項目中形成了“多米諾骨牌效應(yīng)”，為他們帶來了不少新的業(yè)務(wù)咨詢。

在與李姐的聊天中，記者還了解到，盡管“政府采購”如今將“權(quán)”放給了采購人，但大部分時候采購人還是委托代理機構(gòu)做質(zhì)疑答復(fù)的工作。隨著近年來政府采購供應(yīng)商維權(quán)意識的不斷增強，質(zhì)疑投訴數(shù)量的持續(xù)上升，情況日益復(fù)雜，處理難度越來越大，處理好質(zhì)疑和投訴等工作也成為代理機構(gòu)一項非常重要的專業(yè)能力。在李姐看來，處理好供應(yīng)商的質(zhì)疑投訴，要從質(zhì)疑發(fā)生前做起。為此，采購部團隊本著預(yù)防為主、規(guī)范操作的原則總結(jié)了一套降低質(zhì)疑概率的經(jīng)驗。首先，開展業(yè)務(wù)之前，業(yè)務(wù)人員必須熟悉政府采購法律法規(guī)中關(guān)于詢問、質(zhì)疑、投訴的各項規(guī)定，做到處理程序合法合規(guī)。其次，團隊每一個人都需要定期通過財政部網(wǎng)站和《中國政府采購報》及時了解最新的案例、對政府采購問題的權(quán)威解答和專家觀點，并充分進行內(nèi)部交流，不懂的地方團隊內(nèi)部相互交流，還是不明白的知識點就會請教公司的法律顧問，避免同類問題發(fā)生在自己的工作中。此外，從過往的經(jīng)驗來看，團隊收到的質(zhì)疑中，絕大多數(shù)都是對評分辦法的質(zhì)疑。因此，項目經(jīng)辦人在編寫評分辦法時堅決以“評審因素的設(shè)定應(yīng)當與投標人所提供貨物服務(wù)的質(zhì)量相關(guān)”為原則，確保評分因素與需求對應(yīng)，避免不合理的評分。同時在編寫評分因素時還要充分考慮到評委的可操作性，從評委的角度看待文字描述是否準確，是否可能產(chǎn)生歧義，是否容易找到評審的依據(jù)，并以此調(diào)整欠合理的部分，保證可在合理時間內(nèi)完成評審工作。如果出現(xiàn)質(zhì)疑情況，項目經(jīng)理會及時與采購人溝通，以實事求是為原則，在法定時間內(nèi)答復(fù)質(zhì)疑人，嚴格按照法規(guī)程序處理。

日落西山，采訪接近尾聲。

十八點。各業(yè)務(wù)部項目經(jīng)理再次審核各自當日的評標報告，和將要發(fā)出的新項目的招標文件，并準備明早交文印部印發(fā)。

十九點。財務(wù)人員有條不紊地退完今天最后一筆保證金，整理清楚每一筆費用清單。

二十點。記者已經(jīng)備感疲憊，同團隊的一些工作人員一起走出公司的大門。再回頭望向?qū)懽謽菚r，很多辦公室依然亮著燈……

“哪有什么歲月靜好，只不過是有人為你負重前行?！币痪鋾r下的流行語，用來形容采購代理工作再合適不過。政府采購社會代理機構(gòu)作為政府采購活動的執(zhí)行主體，一頭連著采購人、一頭連著供應(yīng)商、中間還接著評審專家，讓政府采購各方當事人都滿意可以說知之非難,行之不易。

這一天的采訪結(jié)束了。采購部的政府采購事業(yè)仍在繼續(xù)。以上是采購部的“十二時辰”，也是中國萬千標準化、規(guī)范化、專業(yè)化的政府采購代理機構(gòu)的“十二時辰”。

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