貴州國稅：“活”檔案能“說話”

【貴州國稅“政采內(nèi)控機(jī)制建設(shè)”系列報道②】

貴州國稅：“活”檔案能“說話”

本報記者 周黎潔 實(shí)習(xí)記者 張靜遠(yuǎn)

“從檔案管理入手抓監(jiān)管”，乍一聽這個管理理念，記者有些疑惑。

8月17日，當(dāng)記者來到貴州省國家稅務(wù)局（以下簡稱“貴州國稅”）時，采訪計劃遭遇了“被安排”。記者先被工作人員帶到該局辦公室機(jī)關(guān)檔案管理中心，一冊冊已經(jīng)歸檔的政府采購檔案被拿出來擺在了記者面前。“我覺得檔案可以告訴你們，我們的政府采購工作是怎么做的。”貴州國稅財務(wù)處副處長申蔓飛說，“監(jiān)察部門、審計部門主要是通過查閱檔案這種方式了解政府采購的情況。”

管理體現(xiàn)22字方針

記者隨手拿起一份檔案，封皮上寫著“檔案編號：200805、采購項目：機(jī)關(guān)存儲設(shè)備（磁盤陣列）采購、立卷部門：財務(wù)管理處、立卷日期：2009年4月15日、保管期限：15年”。這是一份協(xié)議供貨項目的采購檔案。

翻開檔案封面，目錄頁上寫著序號、資料名稱、頁次等內(nèi)容。之后依次是《政府采購工作記錄簿》、局長辦公會議紀(jì)要、《政府采購項目登記表》、政府采購工作組會議紀(jì)要、邀請報價函、協(xié)議供貨商的報價資料、采購合同、貨物驗收單以及政府采購資金支付通知書等。每一頁材料正面右上角、背面左上角都標(biāo)有頁碼，這份檔案總共有109頁。

作為國稅總局的京外單位，貴州國稅80%的項目是通過總局的協(xié)議供貨方式進(jìn)行采購，因此這類檔案最多，基本上是一次采購行為裝訂一本。也有資料較少的幾個采購項目是合并裝訂的，但不同項目之間已用隔頁紙隔開。

據(jù)介紹，貴州國稅的政府采購檔案管理需體現(xiàn)了22字方針，即“統(tǒng)一編號、資料齊全、順序規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊牢固”。“哪一種采購方式需要收集哪些資料歸檔，我們有明確的規(guī)定，缺一不可。在裝訂順序上，原則上按照檔案資料產(chǎn)生的先后順序排列。在每一份采購檔案目錄之后是工作記錄簿，內(nèi)容包括項目名稱、采購數(shù)量、預(yù)算金額、采購資金來源、采購方式、中標(biāo)（成交）供應(yīng)商、合同金額等，可以方便查閱人直觀地了解采購項目全貌。”申蔓飛說。

有生命力的“記錄者”

那么是否真如申蔓飛所言，通過檔案就能對貴州國稅的政府采購工作一目了然呢？

通過采訪，記者發(fā)現(xiàn)，這不是通過檔案編排順序了解采購過程那么簡單。這些檔案是一種管理思路的體現(xiàn)，是有生命力的“記錄者”。

“關(guān)鍵環(huán)節(jié)”和“保存價值”是申蔓飛在檔案管理中特別強(qiáng)調(diào)的兩點(diǎn)。“政采活動中關(guān)鍵環(huán)節(jié)、有保存價值的材料一個都不能少。”申蔓飛介紹說，比如局長辦公會議紀(jì)要就相當(dāng)于立項報告。“該不該采”由局長辦公會議決定后，會議紀(jì)要?dú)w檔作為立項依據(jù)；而《政府采購項目登記表》則是實(shí)施采購的依據(jù)，該表由需求部門填寫，表格要素包括項目名稱、需求單位等，并有需求部門、技術(shù)參數(shù)審核部門（一般為局信息中心）、采購部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及各分管局領(lǐng)導(dǎo)簽字；如果屬于固定資產(chǎn)采購，則還需填寫固定資產(chǎn)審批表，由資產(chǎn)管理部門登記備案，采購部門備份，該表即作為政府采購部門與資產(chǎn)管理部門銜接之用；工作組會議紀(jì)要則反映了采購進(jìn)展情況。

檔案在無聲地證明：貴州國稅的政府采購是按照局長辦公會議—政府采購部門—政府采購工作組“三位一體”機(jī)制運(yùn)行的；從每一份材料上面的簽字可以看出：在貴州國稅內(nèi)部，需求部門、資產(chǎn)管理部門、采購部門共同形成了“該不該買”、“買什么”和“怎么買”的公共支出控制鏈條，并實(shí)現(xiàn)了“橫向制約”的內(nèi)控目標(biāo)：需求部門主要在“該不該買”環(huán)節(jié)提采購需求；采購部門具體負(fù)責(zé)“怎么買”；資產(chǎn)管理部門聯(lián)合技術(shù)審核部門重點(diǎn)審核“該不該買”、“買什么”，并全權(quán)負(fù)責(zé)驗收。

全省一盤棋

令記者感到意外的是，當(dāng)記者前往黔東南州國稅局進(jìn)行調(diào)研時，在該局財務(wù)管理科看到了格式、標(biāo)準(zhǔn)一樣的政府采購檔案。該局財務(wù)管理科科長潘存峰告訴記者，這是省局的統(tǒng)一要求，多年來他們一直按標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行檔案管理。“你們到縣局看一看就會發(fā)現(xiàn)全省國稅系統(tǒng)的每一個采購項目檔案管理都是同一個標(biāo)準(zhǔn)。”潘存峰告訴記者，省局還曾舉辦過政府采購檔案管理評比活動。

記者翻看2008年1月印發(fā)的《貴州省國家稅務(wù)局系統(tǒng)政府采購檔案管理辦法》（黔國稅發(fā)[2008]16號），小到封皮設(shè)計、檔案用紙、裝訂順序等都有規(guī)定。

“檔案管理是我們落實(shí)政府采購精細(xì)化、科學(xué)化管理要求的具體舉措之一，我們實(shí)現(xiàn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。”申蔓飛說。“你們不覺得繁瑣、沒有感到是一種負(fù)擔(dān)嗎？”記者問。申蔓飛反問：“法律為什么會有15年的存檔要求？”她接著說：“我認(rèn)為做任何一項工作都要從目的出發(fā)。檔案可以全面真實(shí)地反映政府采購全過程。某一個采購項目的檔案資料不齊全就無法證明采購過程的規(guī)范。檔案是實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理的一種手段和證明。”