數(shù)字化重塑高校采購(gòu)新生態(tài)

【他山之石】

數(shù)字化重塑高校采購(gòu)新生態(tài)

——西安交通大學(xué)采購(gòu)招標(biāo)管理的全流程變革與創(chuàng)新實(shí)踐

■ 黃崇亞

在中國(guó)推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的今天，如何借助數(shù)字技術(shù)提升采購(gòu)管理效能、優(yōu)化資源配置，已經(jīng)成為高等院校管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵課題。作為國(guó)內(nèi)“雙一流”高校之一，西安交通大學(xué)在采購(gòu)與招標(biāo)管理的全流程數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面積累了10余年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，形成了全生命周期的數(shù)字化、信息化管理，推動(dòng)了采購(gòu)管理的智能化、高效化、規(guī)范化與透明化。

從傳統(tǒng)到數(shù)字化：采購(gòu)管理的深刻變革

隨著學(xué)校采購(gòu)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)采購(gòu)模式已無(wú)法滿足日益復(fù)雜的現(xiàn)代化管理需求。為了提升管理效能、提高采購(gòu)?fù)该鞫?，西安交通大學(xué)自2014年啟動(dòng)采購(gòu)管理信息化建設(shè)以來(lái)，不斷完善信息化建設(shè)內(nèi)涵。2016年，對(duì)采購(gòu)管理系統(tǒng)進(jìn)行重構(gòu)，以面向用戶提供服務(wù)為核心，通過(guò)優(yōu)化流程、簡(jiǎn)化界面，提升用戶使用體驗(yàn)；2018年，完成電子招投標(biāo)評(píng)審系統(tǒng)建設(shè)； 2019年，全面啟用電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程開(kāi)標(biāo)；2020年，完成網(wǎng)上商城和網(wǎng)上競(jìng)價(jià)系統(tǒng)建設(shè)；2022年，建成并啟用房屋招租平臺(tái)；2023年，全面啟用電子合同；2024年，開(kāi)發(fā)啟用采購(gòu)檔案電子化管理系統(tǒng)。目前，西安交通大學(xué)已形成一個(gè)智能化、集成化、數(shù)字化、規(guī)范化、透明化的采購(gòu)管理系統(tǒng)體系，在確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正、誠(chéng)信的原則下實(shí)現(xiàn)了提質(zhì)增效。

西安交通大學(xué)采購(gòu)管理以“人員少、任務(wù)重、強(qiáng)內(nèi)控、重服務(wù)”為建設(shè)思路。對(duì)于50萬(wàn)以上的貨物和服務(wù)項(xiàng)目以及20萬(wàn)以上的修繕工程項(xiàng)目，采購(gòu)與招標(biāo)工作由學(xué)校國(guó)資處自行組織完成。在電子招標(biāo)系統(tǒng)模式運(yùn)行下，西安交通大學(xué)不委托招標(biāo)代理公司，僅用3人基本做到全部項(xiàng)目自行組織招標(biāo)。

完善采購(gòu)管理體系：全流程數(shù)字化管理的基礎(chǔ)

西安交通大學(xué)在采購(gòu)管理體系的構(gòu)建上高度重視頂層設(shè)計(jì)與制度保障。學(xué)校通過(guò)內(nèi)控體系建設(shè)、管理制度保障、管采有效分離等措施，做到全程留痕留底，確保程序依法合規(guī)、工作專(zhuān)業(yè)高效、資金合規(guī)使用，全面提升了管理和內(nèi)控水平。

由學(xué)校采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)招標(biāo)采購(gòu)工作，對(duì)各部門(mén)進(jìn)行職責(zé)劃分，以信息化建設(shè)為切入點(diǎn)建立實(shí)時(shí)反饋機(jī)制。學(xué)校重視采購(gòu)管理制度建設(shè)，制定了《西安交通大學(xué)采購(gòu)管理辦法》及實(shí)施細(xì)則，確保各工作依法合規(guī)，程序規(guī)范。所有采購(gòu)過(guò)程實(shí)行三級(jí)審核制，并采取崗位輪崗管理。按照不相容崗位分離原則，把采購(gòu)過(guò)程橫向分為項(xiàng)目管理、招標(biāo)管理、外貿(mào)管理、合同管理、驗(yàn)收管理、檔案管理等6個(gè)部分，做到不同采購(gòu)崗位相互融入的同時(shí)又保持相對(duì)分離，互相制約，確保了內(nèi)控管理質(zhì)量。通過(guò)內(nèi)控體系建設(shè)和分級(jí)管理模式，學(xué)校實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購(gòu)工作的全程監(jiān)控，極大地提升了管理水平。

信息化提升透明度：“陽(yáng)光采購(gòu)”模式的實(shí)現(xiàn)

西安交通大學(xué)通過(guò)系統(tǒng)化管理和信息公開(kāi)，學(xué)校將采購(gòu)過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都納入了陽(yáng)光之下。學(xué)校通過(guò)信息系統(tǒng)公開(kāi)采購(gòu)計(jì)劃、招投標(biāo)公告、評(píng)標(biāo)結(jié)果等所有關(guān)鍵信息。所有信息均可以供師生和社會(huì)公眾查詢，確保了學(xué)校采購(gòu)管理的公信力。

根據(jù)采購(gòu)管理體系的頂層設(shè)計(jì)，西安交通大學(xué)設(shè)計(jì)了全周期、全方位的信息化采購(gòu)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)涵蓋經(jīng)費(fèi)預(yù)算、需求管理、采購(gòu)計(jì)劃、招標(biāo)管理、合同管理、驗(yàn)收管理、專(zhuān)家?guī)旃芾?、?bào)表統(tǒng)計(jì)、電子歸檔等功能模塊，協(xié)助用戶提高管理水平及采購(gòu)效率，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)管理系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)優(yōu)化。對(duì)于師生而言，實(shí)現(xiàn)全流程線上操作，做到“數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”；對(duì)于管理層而言，全過(guò)程留痕，有助于實(shí)現(xiàn)全面內(nèi)控與自我監(jiān)督。這種信息化公開(kāi)透明的做法，不僅增強(qiáng)了學(xué)校采購(gòu)工作的公信力，而且還有效避免了采購(gòu)過(guò)程中可能出現(xiàn)的腐敗與權(quán)力尋租現(xiàn)象。

科技助力招標(biāo)：電子招投標(biāo)系統(tǒng)的突破

西安交通大學(xué)的電子招投標(biāo)系統(tǒng)，使學(xué)校的招投標(biāo)活動(dòng)實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)的紙質(zhì)招標(biāo)到全程線上、無(wú)紙化、數(shù)字化操作的轉(zhuǎn)變。電子招投標(biāo)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)文件制作、采購(gòu)公告一鍵發(fā)布、投標(biāo)文件遞交、開(kāi)標(biāo)唱標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、歸檔等全流程電子化、無(wú)紙化等功能，在和供應(yīng)商不見(jiàn)面的情況下，完成招標(biāo)整個(gè)環(huán)節(jié)，既節(jié)約了交易成本，又降低了采購(gòu)環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)，提高了采購(gòu)招標(biāo)工作質(zhì)量和效率。

利用信息化手段使招投標(biāo)工作“數(shù)字化、無(wú)紙化”是將國(guó)家提倡的節(jié)能環(huán)保落在實(shí)處，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)投遞投標(biāo)（響應(yīng)）文件排除人為因素，提升招標(biāo)的公開(kāi)公正，提高投標(biāo)供應(yīng)商之間的有效競(jìng)爭(zhēng)。其次，學(xué)校還利用系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行跨區(qū)域、跨部門(mén)的遠(yuǎn)程評(píng)標(biāo)，突破了傳統(tǒng)招投標(biāo)活動(dòng)受地域和時(shí)間限制的困擾，使得采購(gòu)工作更加高效、便捷。另外，信息化平臺(tái)將流程規(guī)范化，讓每一位工作人員都能快速適應(yīng)系統(tǒng)操作模式，按照系統(tǒng)要求形成更加規(guī)范的工作流程。

持續(xù)優(yōu)化：打造智能化、精細(xì)化采購(gòu)管理體系

財(cái)政部推行中央財(cái)政預(yù)算管理一體化系統(tǒng)，既構(gòu)建全流程預(yù)算管理閉環(huán)，又推動(dòng)預(yù)算管理與其他管理活動(dòng)的融合。在全生命周期一體化管理的大背景下，西安交通大學(xué)計(jì)劃進(jìn)一步整合采購(gòu)、資產(chǎn)和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)更加完善的全流程采購(gòu)管理生態(tài)。通過(guò)不斷優(yōu)化和迭代，推動(dòng)采資財(cái)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交互、共享和分析，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的精細(xì)化、規(guī)范化管理以及深度融合，打破“信息孤島”。

為了進(jìn)一步提升采購(gòu)管理效率，學(xué)校正在積極推動(dòng)采購(gòu)管理系統(tǒng)的智能化升級(jí)。未來(lái)的采購(gòu)管理系統(tǒng)將更加注重人工智能（AI）和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)智能化的需求預(yù)測(cè)、供應(yīng)商選擇和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等功能，精準(zhǔn)識(shí)別供應(yīng)商圍標(biāo)串標(biāo)等不良行為，使得采購(gòu)決策更加科學(xué)與高效。

未來(lái)，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和信息化理念的不斷深入，高校的采購(gòu)管理將會(huì)更加智能化、精細(xì)化和規(guī)范化。西安交通大學(xué)數(shù)字化采購(gòu)可以有效解決傳統(tǒng)采購(gòu)模式中的痛點(diǎn)，在實(shí)踐過(guò)程中不斷推動(dòng)高校采購(gòu)管理的數(shù)字化改革，為實(shí)現(xiàn)中國(guó)高等教育采購(gòu)與招標(biāo)的現(xiàn)代化貢獻(xiàn)力量。

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