如何讓履約驗收報告真正變成“風險屏障”

【業(yè)內(nèi)觀點】

如何讓履約驗收報告真正變成“風險屏障”

■ 夏建東

履約驗收報告是政府采購過程中，由采購人或委托方針對中標供應商履行政府采購合同的情況及其結(jié)果展開檢驗、核實與評估后所生成的一份書面報告。履約驗收報告的內(nèi)容通常涵蓋對供應商提供的貨物、服務或工程的檢驗結(jié)果和評估意見。報告應詳細記錄檢驗過程、發(fā)現(xiàn)的問題以及最終的結(jié)論。對于不符合合同要求的情況，報告應明確指出并提出相應的處理建議。履約驗收報告的編制需要采購人、供應商及相關質(zhì)量檢測機構(gòu)的簽字確認，以確保其法律效力。本文將探討履約驗收報告在政府采購活動中的重要作用，并針對履約驗收報告存在的問題提出若干建設性建議。

履約驗收報告的作用

履約驗收工作是政府采購活動中不可或缺的一環(huán)，不僅能夠保障采購質(zhì)量，而且能夠優(yōu)化營商環(huán)境，促進公平競爭，強化責任追究。可以說，履約驗收報告作為履約驗收工作的最終文字呈現(xiàn)，在政府采購活動中扮演著至關重要的角色。

一是質(zhì)量把關之效。履約驗收報告是對合同履行方所提供的產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行檢驗和確認的關鍵文件。通過詳細的驗收流程記錄，包括對貨物規(guī)格、性能指標、使用功能等是否符合合同要求的檢查，或者對服務內(nèi)容、標準是否達標的評估，明確產(chǎn)品或服務是否達到預期的質(zhì)量水平。比如，在一個軟件開發(fā)項目的履約驗收報告中，會詳細記錄軟件功能是否完整、運行是否穩(wěn)定等與質(zhì)量相關的內(nèi)容。

二是合同履約之證。履約驗收報告標志著合同雙方已經(jīng)完成了合同約定的主要義務。對于賣方（服務提供方或產(chǎn)品供應商）而言，報告是其完成交付任務的證明；對于買方來說，這是確認自己已經(jīng)收到符合要求的產(chǎn)品或服務的依據(jù)。在法律層面上，報告可以有效避免雙方在合同是否履行完畢的問題上產(chǎn)生糾紛。比如，在建筑工程合同中，驗收合格的履約驗收報告就代表建筑方已按要求完成工程建設任務，且工程項目已經(jīng)過專業(yè)機構(gòu)的各項指標驗收合格。

三是支付憑據(jù)之用。在很多商業(yè)合同中，尤其是涉及分期付款或者驗收后付款的情況，履約驗收報告是付款的重要前提條件。只有當驗收合格，出具了履約驗收報告后，付款方才會支付剩余的款項。比如，在采購大型設備時，通常會在設備安裝調(diào)試完成并通過驗收，出具履約驗收報告后，才會支付設備尾款。

四是存檔審計之需。履約驗收報告是企業(yè)或機構(gòu)檔案管理中的重要文件，能夠為后續(xù)的項目回顧、經(jīng)驗總結(jié)提供原始資料。對于一些政府項目或接受財政資金支持的項目，履約驗收報告也是審計部門進行財務審計和項目績效審計的關鍵依據(jù)，確保資金使用合理、合規(guī)。

通過以上分析可以看出，履約驗收報告不僅要反映招投標采購商品的質(zhì)量問題，而且也要反映監(jiān)督管理者對招投標工作的監(jiān)管要求，還能看出驗收人員的工作水平。

履約驗收報告存在的問題

履約驗收報告本質(zhì)上屬于一種檢驗報告，需做到客觀真實，采用的方法應有效，具備數(shù)據(jù)完整、信息齊全的特點，同時結(jié)論明確且表述清晰。?但細讀各地的履約驗收報告，筆者發(fā)現(xiàn)了一些共性問題。

一是依據(jù)缺乏邏輯性。目前，現(xiàn)有的履約驗收報告經(jīng)常出現(xiàn)一些邏輯性錯誤。比如，標書中沒有合格的判定依據(jù)，就出具合格結(jié)論；有些標書中依據(jù)不明確，卻顯示現(xiàn)場抽樣檢驗，最后直接出具合格無偏差的報告。如此一來，既不科學，也給驗收人員帶來了極大的廉潔風險。

二是報告缺乏溯源性。目前很多履約驗收報告，幾乎都是千篇一律，只有定性的結(jié)論，沒有定量的描述。因此，很難從中追溯驗收質(zhì)量，也無法確認評審組是否真實履行了驗收工作，更無法實現(xiàn)監(jiān)管復查的目的。

三是內(nèi)容缺乏完整性。一些履約驗收報告的內(nèi)容并不完整，很多關鍵信息缺少。比如，驗收對象的詳細規(guī)格參數(shù)并未明確列出；對于履約項目的具體要求闡述不清，使得驗收缺乏明確依據(jù)；關鍵數(shù)據(jù)和指標記錄缺失，難以全面評估履約情況；沒有記錄驗收過程的重要數(shù)據(jù)和發(fā)現(xiàn)，難以追溯和復查。

四是數(shù)據(jù)缺乏準確性。部分履約驗收報告里的數(shù)據(jù)準確性令人擔憂，原因可能在于測量方法缺乏規(guī)范性或者記錄出現(xiàn)錯誤。在對履約結(jié)果進行判斷時，未能做到客觀、準確，容易受到主觀因素的干擾，進而可能導致缺乏客觀性與公正性。此外，驗收人員可能缺少相關的檢驗知識，專業(yè)水平不足，又或者現(xiàn)場檢驗的時間不充分等。

規(guī)范編制履約驗收報告的建議

財政部發(fā)布的《關于進一步加強政府采購需求和履約驗收管理的指導意見》明確要求，嚴格規(guī)范開展履約驗收。然而，鑒于采購代理機構(gòu)在人力及專業(yè)技術等方面可能存在不足，履約驗收環(huán)節(jié)往往依賴于專家驗收或者由采購人自行驗收，很少采用專業(yè)的第三方機構(gòu)履約驗收。這使得采購驗收環(huán)節(jié)幾乎形同虛設，只是為了流程而做，驗收結(jié)論不嚴謹，履約驗收報告質(zhì)量不容樂觀。因此，必須重視履約驗收報告的編制工作，讓其實現(xiàn)溯源可查，讓履約驗收報告真實地反映驗收質(zhì)量，更好地為審計工作提供驗收依據(jù)。

一是在履約驗收報告中明確驗收內(nèi)容、方法和判定依據(jù)。為了方便相關部門以及采購人對采購項目進行全面掌控，建議在編制招標文件時，就讓第三方驗收機構(gòu)參與驗收方案的制定，驗收方案和標準最好通過專業(yè)質(zhì)量檢驗機構(gòu)審核確認。驗收方案要明確驗收項目以及各個項目的驗收方法，同時提出相應的質(zhì)量接受水平限度。比如，對于廚房設備的驗收，需要驗收根據(jù)施工現(xiàn)場的實際情況而定制的貨物，產(chǎn)品規(guī)格與原始標書要求極可能有所出入。不管現(xiàn)場勘察得如何仔細，在工程實施過程中很難與標書完全一致。同時，在設備安裝過程中，有些還會出現(xiàn)外觀上的問題。因此，在履約驗收報告中，可能會出現(xiàn)相關缺陷方面的內(nèi)容。此外，設計變更要有業(yè)主確認的過程，否則履約驗收報告就不能形成一個原始記錄證據(jù)鏈的閉環(huán)，還容易引起合同違約風險。

二是在履約驗收報告中應體現(xiàn)監(jiān)管內(nèi)容，明確職責，便于事后監(jiān)管。比如，明確財政等部門應強化政府采購項目監(jiān)督檢查；明確誰是合同履約驗收工作的組織方、驗收費用由誰承擔等。履約驗收報告需著重體現(xiàn)驗收機構(gòu)或人員要求，明確驗收機構(gòu)資質(zhì)、專業(yè)能力以及人員組成等，確保專業(yè)性與公正性。同時，清晰界定存檔信息、監(jiān)管期限，以便監(jiān)管機構(gòu)查閱、檢查和評估。此外，還可以對驗收質(zhì)量水平進行統(tǒng)計，以制定改進措施；建立反饋機制，完善驗收制度和流程，從而提升滿意度。

三是報告中應積極體現(xiàn)第三方的作用，讓權力沒有尋租空間。《中華人民共和國政府采購法》明確，采購人或其委托的采購代理機構(gòu)應當組織對供應商履約的驗收。但在實際實施過程中，因缺乏配套細則，多數(shù)采購單位自行驗收存在問題。比如，因缺少專業(yè)人員和設備，難以全面深入檢查貨物、服務或工程質(zhì)量；可能因?qū)I(yè)能力不足等問題，驗收效果難以保證；可能因被供應商主導，難以客觀判斷。因此，建議在履約驗收報告中提升第三方機構(gòu)介入比例并體現(xiàn)其名稱，以增強權威性，提升驗收質(zhì)量。

總之，履約驗收作為政府采購流程的關鍵環(huán)節(jié)，猶如最后一道堅固的關卡，其意義重大。它不僅關乎政府采購的質(zhì)量水平，而且與財政支出的規(guī)范性和安全性緊密相連。因此，切實做好政府采購履約驗收工作，對于加強信用體系建設有著積極的推動作用，能夠有力促進公平競爭，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)優(yōu)價采購的目標。希望借助這一有力工具，讓采購人切實提高采購質(zhì)量，讓供應商及時發(fā)現(xiàn)自身難以察覺的問題并不斷改進和提升，讓監(jiān)管單位及時且準確地察覺采購各環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的問題，進而更好地履行監(jiān)管職責。

（作者單位：溫州方圓檢驗認證有限公司）

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